We Are Time Keeper

高校野球の応援で、「We are… We are… … 戦闘開始!…」っていうやつ。気分が盛り上がって良いですよね。
そこから着想を得て、ネーミングしました。みんなで協力して、正確な在校時間を記録し、働きやすい職場を目指しませんか。

学校用在校時間記録・休暇管理プログラム「We Are Time Keeper」

仙台市教育委員会が在校時間記録を取るために、紙のタイムカードを導入する時から、組合ではICカードの方が良いと訴えてきました。しかし、紙のタイムカードが導入されてしまいました。そこで、紙のタイムカードシステムを更新する際には、是非ICカード(またはスマホで)と訴え続けていました。

2024年5月、市教委が在校時間記録のデジタル化を検討していると聞いて、楽しみにしていたのですが、「きんむくん」を検討しているという話が聞こえてきたため、今時バーコードか・・・と落胆。そこで、仙台市教職員組合の要望も取り入れ、ICカードまたはスマホで打刻し、自動集計するシステムを独自に開発して市教委へ提供しました。

しかし採用されたのは「きんむくん」の方でした。

結果、私たちは、自分の在校時間を簡単に見ることが出来なくなってしまったのです。

学校において働き方改革を進めるためには、在校時間を職員自らが把握することが重要だと組合では考えています。そこで、「きんむくん」で導入されたバーコードリーダーを使った打刻も可能にし、自分の端末で在校時間を確認出来て、そしてハンコ社会からの脱却も目指して、年休や振休など休暇の申請/承認システムを追加で組み込んで出来上がった在校時間記録/休暇管理システム。それが「We Are Time Keeper」です。

現在仙台市教育委員会で、学校現場で使えるのか再度検討をしてもらう機会をもらいました。また、We Are Time Keeperは、教育現場で使用する場合は、無償でで提供させて頂きますので、興味がありましたら、このページ最下部のお問い合わせよりご連絡下さい。

WATKの特徴

校内LAN上に置かれたデータベースで打刻時刻や休暇取得状況を集中管理する在校時間・休暇管理システムです。集計はリアルタイムで行い、ユーザーは端末からいつでも自分の情報にアクセス出来ます。ユーザー情報はOSから取得するので、誤って他人の情報を書き換えることはありません。

WATK(ユーザープログラム)で出来ること

  • 出退勤時刻の打刻や打刻予約、打刻時刻の修正
  • 任意の月の在校時間記録の参照・印刷
  • 年休や振休などの申請
  • 年休取得状況の確認・印刷

WATK管理プログラムで出来ること

  • 自分のWATKへのアクセス
  • 全職員の出退勤状況や在校時間の俯瞰(職場全体、月毎、職員毎など)
  • 各種休暇の承認(本人、教頭、校長、事務という4つのチェックボックスで承認します)
  • 各種データのExcelファイルでの出力・印刷
  • 職員情報(含バーコード)の管理・印刷
  • 年間カレンダーの設定(1年分の出勤日と休暇日を予め設定できます)
  • データの自動バックアップ及び在校時間総集計の自動報告(VPN接続された教育委員会の共有フォルダへ書き込み)

WATK打刻プログラムで出来ること

  • バーコードリーダーによる打刻(ICカードリーダーの並置、もしくはICカードリーダーだけの運用も可)
  • 当日の出退勤状況、出張者・休暇取得者の表示※

※ 出張者は、出張というステータスを該当の職員が入力した場合のみ表示します。(今後出張伺いをデジタル化する際の布石)
※ 登録ユーザー数に制限はありませんが、開発環境(モニターサイズ 1366×768)だと136名が表示の限界です。(打刻プログラムに動態が表示しきれないだけで、運用上問題はありません。解像度の高いモニターを繋げば、もっと多くの人数を表示できます。)

必要なシステム

校内LAN上にデータベースを設置して、職員がそれにアクセスする形を取るので、LANに接続したPCが必要です。また、システムは Microsoft Access2016 を用いて開発されているので、Microsoft Access2016 もしくは、Microsoft Access2016のランタイム(無料)が必要です。

他に、打刻プログラムを走らせる場合はそれ専用のPC、打刻の際に使用するバーコードリーダーもしくはICカードリーダーが必要になります。(ただし、WATKでのみ打刻する事で、打刻プログラムを走らせない運用も可能です。)

スクリーンショット

WATK

WATKは1画面表示です。
左側が在校時間表示。中央部分は過去1ヵ月分の打刻記録を表示します。この打刻時刻は修正可能で、修正すると赤字になり、WATK打刻での打刻と区別できるようになっています。
画面右側が休暇申請部分で、以下のプルダウンメニューがあります。

  • メモ(自分だけが参照できる記録で、管理者には見えません)
  • 出張(管理者には見えますが、管理者による承認機能はありません)
  • 年休
  • 振休
  • 特休
  • 職免
  • 錬成
  • 病休
  • 研修

管理者が承認すると、教頭、校長、事務のチェックボックスにチェックが入ります。
noteには全角40文字まで付随する情報を記録することもできます。このnoteは種別に関わらず、管理者には表示されませんので、自分の備忘録として活用できます。

WATK管理

起動画面

左側が職員の出退勤情報で、出勤中の職員は緑、退勤もしくは休憩中の職員は赤、未出勤の職員は白で表示します。
中央の列は在校時間集計で、職員毎の超過在校時間を表示します。
右側の列は、表示している日において、休暇を取得した職員の状況が表示されます。自分の職責の部分はこの画面でチェック(承認)することも出来ます。

各ボタンについて
ボタン機能
休暇申請()休暇の申請について、自分の職責で未チェックの件数を()内に表示しています。
WATK自分のWATK画面を表示します。
基本設定学校名、勤務時間の設定、休日の設定など、初期設定を行います。
データ確認・出力処理職員の休暇の取得状況や、在校時間などを確認・印刷出来ます。
ユーザー管理ユーザーの登録やバーコードの印刷等を行います。
領域縮小画面表示の高さを小さくします(右側にスクロールバーが表示される時に使用)
領域拡大画面表示の高さを大きくします(大きなモニターを使っている場合に表示人数等を増やせます)

休暇承認画面

画面左側に休暇申請者を一覧表示し、画面中央部分でフィルタリングできます。
この画面で、申請された休暇にチェックを入れることで「承認」という扱いになります。

基本設定

システムの全ての設定をこの画面で行えます。

データ確認・出力処理

画面左側に、職員毎の休暇取得状況が表示されます。ユーザー選択で職員を選ぶと、選んだ職員の在校時間記録を確認出来ます。

各ボタンについて
ボタン機能
月毎集計印刷選択した月の各職員の超過在校時間一覧を印刷します。年休については、その月末までの集計値で印刷されます。
個別印刷在校時間記録を全職員分印刷します。
EXCELに出力選択した月のデータをEXCELデータとして取り出せます。
選択したユーザーの年休簿印刷年休記録簿を1名分印刷します。
全職員の年休簿印刷年休記録簿を全職員分印刷します。
今年度の在校時間集計をEXCELに出力4月~現在の月までの各月毎、各職員毎の超過在校時間のクロス集計表をEXCELに出力します。

ユーザー管理

ユーザー登録、確認や、バーコードの出力が出来ます。スマホやカードの登録はセカンダリーコードのタブで行えます。

WATK打刻

カードリーダーやバーコードリーダで打刻をするプログラムの画面です。

サポート窓口

現在、仙台市教育委員会での検討段階にあり、実際に運用を開始していませんので、運用開始したら具体的なサポートはこのページで行っていきたいと思います。

FAQ

Q
WATKは何人まで登録できますか?
A

登録人数や運用人数に上限はありませんが、WATK打刻プログラムで表示できる人数には限りがあります。(モニターサイズによって上限が変わります。)

Q
対応しているバーコードリーダーや、カードリーダーは?
A

キーボードインターフェースを内蔵したものであれば、動くと思います。

Q
WATKの導入を検討したいのですがどうしたらいいですか?
A

学校現場で用いる場合は無償にて提供させて頂きますので、まずはお問い合わせよりご連絡下さい。

問い合わせ

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