在校等時間管理システム

学校用在校時間記録・休暇管理プログラム「We Are Time Keeper」

2025年6月、給特法が改正され、教職員の在校等時間把握についての重要性はますます増加しました。私たちは独自に在校等時間記録システムを開発し、現在仙台市教育委員会へ採用について働きかけています。このプログラムについては、動かしてみたい個人もしくは団体へ無償配布を行っていますので、お気軽にお声がけください。

教職員には給特法により、限定4項目を除いては超過勤務を命じることが出来ません。ところが私たちの業務は多岐にわたるため、勤務時間終了後も学校に残ったり、勤務時間外に部活関係の業務を行ったりしています。そしてそれらは残業ではなく、あくまでも教職員の自発的な行動ということになっています。そしてそういった職域的にそういう業務をしなければいけないため、「教職調整額」が支給されています。これが、4％から段階的に10％にしていく事になります。一方で、そういった業務が教員の多忙化を招くことから、そういった業務は月30時間以下に抑えるような働き方が求められました。従って、在校等時間の把握がより必要になりました。

在校時間の客観的な把握のために

以前は各自が「在校時間記録簿」を月末に提出していましたが、自分で記録するデータでは客観性が欠けるという事から、文科省では次のような指針を出しています。

• 在校時間はＩＣＴの活用やタイムカード等により客観的に計測し、校外の時間についても、できる限り客観的な方法により計測することが求められます。

そこで、客観性を担保するとともに、各職員が場合によっては打刻できないことのあるので、自分で在校時間を入力することも出来るシステムが求められます。

しかし、残業代の計算に使わない学校用の在校等時間管理システムはあまり市販されてはいません。そこで独自に作成した方が使いやすいものにできるのではないかという事で、開発を行いました。

現在仙台市教育委員会で、学校現場で使えるのか再度検討をしてもらう機会をもらいました。また、We Are Time Keeperは、教育現場で使用する場合は、無償でで提供させて頂きますので、興味がありましたら、このページ最下部のお問い合わせよりご連絡下さい。

WATKの特徴

校内LAN上に置かれたデータベースで打刻時刻や休暇取得状況を集中管理する在校時間・休暇管理システムです。集計はリアルタイムで行い、ユーザーは端末からいつでも自分の情報にアクセス出来ます。ユーザー情報はOSから取得するので、誤って他人の情報を書き換えることはありません。また、集計結果は自動的に市教委の共有フォルダにアップロードされるので（オプション）、教頭や担当事務職員の負担を相当数軽減します。

• 打刻された時刻については、個人貸与のPCで時刻の修正が出来ますが、現在時刻から5分以上離れた時刻へ修正した場合、修正時刻は赤字になります。
• 打刻忘れや、出張時等で打刻できない場合も、後から個人貸与のPCで打刻でき（赤字記録）、より正確な在校時間の把握が可能です。
• １日４回打刻すると、２回目と３回目の間の時間を休憩時間として記録します。（休憩時間中の職員は、一覧に表示される動態が退勤者と同じ赤で表示されます。）
• A勤務やB勤務など、個人ごとの勤務体系に沿って超過在校時間を計算することも出来ます。
• 職員は、個人貸与のPCから年休や錬成休暇など各種休暇および出張の申請もでき、管理職はそれを承認する機能もあることから、休暇簿のデジタル化が実現します。
• データベースには１年分の全職員の動態や出張・休暇を記録することから、セットアップは年に１回行うだけで良く、管理者はいつでも任意の職員の任意のデータにアクセスできます。

WATK（ユーザープログラム）で出来ること

• 出退勤時刻の打刻や打刻予約、打刻時刻の修正
• 任意の月の在校時間記録の参照・印刷
• 出張・年休や振休などの申請
• 出張伺いの印刷
• 年休取得状況の確認・印刷

WATK管理プログラムで出来ること

• 自分のWATKへのアクセス
• 全職員の出退勤状況や在校時間の俯瞰（職場全体、月毎、職員毎など）
• 各種休暇の承認（本人、教頭、校長、事務という4つのチェックボックスで承認します）
• 出張の管理（出張の承認のみを行い、旅費等の計算結果等は現時点では記録しません）
• 各種データをExcel形式での出力・印刷
• 職員情報（含バーコード）の管理・印刷
• 年間カレンダーの設定（１年分の出勤日と休暇日を予め設定できます）
• データの自動バックアップ及び在校時間総集計の自動報告（VPN接続された教育委員会の共有フォルダへの自動書き込み）

WATK打刻プログラムで出来ること

• バーコードリーダーによる打刻（ICカードリーダーの並置、もしくはICカードリーダーだけの運用も可）
• 当日の出退勤状況、出張者や、各種休暇取得者の表示

必要なシステム

校内LAN上にデータベースを設置して、職員がそれにアクセスする形を取るので、LANに接続したPCが必要です。また、システムは Microsoft Access2016 を用いて開発されているので、Microsoft Access2016 もしくはそれ以降のバージョンのAccessが必要です。

他に、打刻プログラムを走らせる場合はそれ専用のPC、打刻の際に使用するバーコードリーダーもしくはICカードリーダーが必要になります。（ただし、WATK(ユーザープログラム)でのみ打刻し、打刻用のPCを置かない運用も可能です。）

スクリーンショット

WATK

WATKは１画面表示です。
左側が在校時間表示。中央部分は過去１ヵ月分の打刻記録を表示します。右側は出張や休暇の申請部分で、出張や休暇の申請等を行えます。出張伺いの印刷を行うことも出来ます。

記録(note)の部分は、管理者が承認すると、教頭、校長、事務の各チェックボックスにチェックが入ります。
noteには全角40文字まで付随する情報を記録することもできます。出張以外のnoteは管理者には表示されませんので、自分の備忘録として活用できます。

WATK管理

起動画面

左側が職員の出退勤情報で、出勤中の職員は緑、退勤もしくは休憩中の職員は赤、未出勤の職員は白で表示します。
中央の列は在校時間集計で、職員毎の超過在校時間を表示します。
右側の列は、表示している日における出張や休暇取得者を表示します。表示月日を変更する事で、過去の出退勤や未来の出張年休等を表示することも出来ます。

休暇処理画面

画面左側に休暇申請者を一覧表示し、画面中央部分で表示するデータをフィルタリングできます。
この画面で、申請された休暇にチェックを入れることで「承認」という扱いになります。また、管理職(教頭・校長)が代理で休暇を申請する事も出来ます。

出張承認画面

出張データを確認し、休暇と同様にチェックボックスで承認を行います。ここでは、出張伺いのデータを確認することも出来ます。また、教頭職または事務職は出張伺いを基に、職員動態としての出張の代理記入を行う事も出来ます。

基本設定

システムの全ての設定をこの画面で行います。

データ確認・出力処理

画面左側に、職員毎の休暇取得状況が表示されます。ユーザー選択で職員を選ぶと、選んだ職員の在校時間記録を確認出来ます。

ユーザー管理

ユーザー登録、確認や、バーコードの出力が出来ます。職員が打刻で使用するスマホやカードの登録はセカンダリーコードのタブで行えます。

WATK打刻

カードリーダーやバーコードリーダで打刻をするプログラムの画面です。当日の出退勤状況、当日の出張年休等を表示します。

バージョンアップ履歴

バージョン	年月	更新内容
1.0	2023/6	カードリーダーを使って、個人持ちのスマホやカードで打刻し、在校時間のみを記録するするシステム。
2.0	2023/9	在校時間に加えて、年休の申請・承認システムを追加し、年休の自動計算及び、年休簿の出力が出来るように改良。
3.0	2023/12	カードリーダーの代わりに、バーコードリーダーを使っても打刻出来るようにし、年休以外の休暇も申請出来るように改良。
3.1	2024/5	出張申請/承認システムを導入し、出張の代理記入並びに出張伺い印刷も出来るように改良。
4.0	2024/7	長期休業中の動態について、管理者側でいくつかの勤務体系を登録し、職員個人が勤務体系を設定することで、その体系で在校時間を計算するように改良。 例）太郎さんが8月1日の勤務体系をA勤務（7:25～15:55）に設定し、7:20と16:00に打刻した場合、超過在校時間は10分となります。
4.1 現行バージョン	2025/7	給特法改正を受けて、客観性を担保するために、記録された時刻が、打刻されたものか、後から修正・追加されたものかを管理プログラムでも確認できるように修正。

サポート・お問い合わせ窓口

基本的に対応は、勤務時間外となりますので、返信が遅れる場合もあります。ご了承ください。仙台市以外でも運用を検討したい場合は、プログラムを提供致しますので、是非ご連絡下さい。

FAQ

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